Whistleblowerordning

Information om whistleblowerordningen

Whistleblowerordningen Integrity Line fra EQS Group AG er en af de mest avancerede og populære løsninger på markedet. Systemet er brugervenligt og opfylder de relevante krav til databehandling mv. (GDPR). Derudover har hostingvirksomhederne bl.a. ISO 27001-certificering, som er en international ledelsesstandard for informationssikkerhed, og de er underlagt regelmæssig uafhængig revision.

​

Standardløsningen, som advokat Eli Thorsteinsson tilbyder fra EQS (Integrity Line – essential-løsningen), giver mulighed for, at whistleblowerportalen kan være på maksimalt to sprog. Systemet kan tilpasses den enkelte arbejdsplads med eget logo, farver osv. Se en demo af løsningen her. 

​

I de fleste tilfælde vil standardløsningen være mere end tilstrækkelig til de fleste arbejdspladser. Dog er det også muligt at købe en opgraderet løsning med flere funktioner, hvis behovet skulle opstå.

​

Årsagerne til at etablere en whistleblowerordning på en arbejdsplads kan variere. Nogle arbejdspladser er underlagt lovkrav om en sådan ordning, mens andre vælger det frivilligt. Dette for at give medarbejderne mulighed for anonymt at indsende indberetninger via et sikkert system til en uafhængig tredjepart.

​​

Fordele ved en whistleblowerordning

Nogle fordele ved at have en whistleblowerordning på arbejdspladsen:

• Bidrager til bedre etisk adfærd og integritet

• Reducerer risikoen for økonomiske tab

• Kan være med til at forebygge uregelmæssigheder

• Kan forbedre medarbejdernes trivsel

• Kan styrke arbejdspladsens omdømme

• Bidrager til bedre compliance

• Problemer opdages tidligere fremfor senere

• Kan bidrage til en bedre kultur

 

Omkostninger mv.

Den årlige betaling for at fungere som administrator af whistleblowerordningen afhænger af organisationens størrelse (oftest baseret på antal medarbejdere).

I købet medfølger en whistleblowerportal samt udkast til nødvendige politikker og procedurer, såsom whistleblowerpolitik og privatlivspolitik

 

Hvis kunden har særlige ønsker til opsætningen af systemet ud over standardløsningen, eller ønsker ændringer i de relevante dokumenter, vil dette blive faktureret efter medgået tid ud over et etableringsgebyr. Derudover udarbejdes en skriftlig serviceaftale samt en databehandleraftale.

 

Den årlige betaling dækker ikke modtagelse, screening og behandling af indberetninger fra whistleblowere – dette faktureres efter medgået tid og afhænger af omfanget og kompleksiteten af den enkelte indberetning samt om det er en skriftlig eller mundtlig indberetning. Modtagelse og screening af mindre komplekse skriftlige indberetninger tager normalt ca. 30 minutter. Mundtlige eller komplekse indberetninger kan tage 1-3 timer. Behandling af en indberetning (der ikke afvises) tager typisk 3-6 timer (ekskl. rådgivning om, hvordan indberetningen skal håndteres), afhængigt af indberetningens karakter.

 

Kontakt advokat Eli Thorsteinsson for nærmere information om omkostningerne ved whistleblowerordningen og tilhørende services mv.

​

Behandling af indberetninger

Trin 1 - Modtagelse:
Indberetningen fra whistlebloweren modtages af Eli Thorsteinsson advokat.

 

Trin 2 - Bekræftelse:
Advokat Eli Thorsteinsson sender en bekræftelse til whistlebloweren om, at indberetningen er modtaget, inden for 7 dage. Dette forudsætter, at whistlebloweren har oprettet en postboks, enten med navn eller anonymt.

​

Trin 3 - Screening:
Advokat Eli Thorsteinsson vurderer, om indberetningen fra whistlebloweren kan behandles, herunder om den er omfattet af kundens whistleblowerpolitik mv.

 

Trin 4 - Håndtering:
Afhængigt af screeningen vil advokat Eli Thorsteinsson enten a) afvise indberetningen eller b) videreformidle sagen til en udpeget ansvarlig person i organisationen i henhold til aftalen med kunden.

​

Trin 5 - Behandling:
Indberetningen undersøges og behandles i organisationen (hos kunden), eventuelt med rådgivning fra advokat Eli Thorsteinsson.

​

Trin 6 - Feedback:
Baseret på feedback fra organisationen giver advokat Eli Thorsteinsson en tilbagemelding til whistlebloweren inden for 3 måneder. Dette indebærer at informere whistlebloweren om, hvad der er gjort for at undersøge og eventuelt håndtere indberetningen. Dette forudsætter, at whistlebloweren har oprettet en postboks, enten med navn eller anonymt.